Så förbereder du en digital förstudie

1. Formulera problemet utan att låsa lösningen

Beskriv vad som händer i dag, vem som påverkas och varför det är viktigt. Skriv exempelvis “orderstatus uppdateras manuellt i tre system” i stället för “vi behöver en AI-agent”.

2. Välj rätt deltagare

Ta med en person som kan fatta beslut, personer som utför arbetet och någon som förstår berörda system eller data. En stor grupp är inte automatiskt bättre; varje deltagare ska bidra med ett perspektiv som behövs.

3. Samla ett litet men relevant underlag

• Exempel på verkliga ärenden eller arbetsmoment.
• Lista över berörda verktyg och systemägare.
• Nuvarande instruktioner, mallar eller kalkylblad.
• Kända regler, avtal, säkerhetskrav eller personuppgifter.
• Tillgängliga mått för tid, volym, fel eller väntan.

Rensa eller anonymisera känsliga uppgifter innan material delas om de inte behövs för analysen.

4. Definiera vad workshopen ska besluta

En workshop kan exempelvis besluta vilket arbetsflöde som ska analyseras djupare, vilken pilot som är säkrast eller vilket alternativ som ska kostnadsbedömas. Försök inte lösa hela verksamheten i ett möte.

5. Var tydlig med osäkerhet

Lista vad gruppen vet, tror och behöver kontrollera. Det gör det lättare att skilja krav från antaganden och minskar risken att ett projekt byggs på fel premisser.

Efter workshopen

Dokumentera nuläge, viktigaste problem, beslut, öppna frågor, ansvarig person och nästa beslutspunkt. Ett användbart resultat är konkret nog att agera på men tydligt med vad som fortfarande behöver valideras.